Coulanceregeling reiskostenvergoeding nogmaals verlengd
Het afgelopen jaar zijn er wellicht niet veel reiskosten gemaakt vanwege het vele thuiswerken, maar desalniettemin is er een kleine wijziging in de regelgeving. Het kabinet heeft besloten om de tijdelijke Coulanceregeling nogmaals te verlengen. De verlenging geldt in ieder geval tot 1 januari 2022. Dat betekent dat tot deze datum de bestaande vaste reiskostenvergoedingen onbelast kunnen worden vergoed door de werkgever.
Als de coulanceregeling niet wordt verlengd kan een werknemer die fulltime werkt zijn vaste onbelaste reiskosten alleen behouden door maximaal twee dagen per week thuis te werken.
Reispatroon
Vanwege het uitbreken van de coronacrisis hebben veel werknemers een ander reispatroon. Het gevolg van deze verandering is de noodzaak voor veel werkgevers om per 1 januari 2022 een nieuwe inventarisatie te maken. Hierin is inzicht in de onderstaande zaken erg belangrijk:
- Welke werknemers een vaste reiskostenvergoeding ontvangen
- Wat het reispatroon zal zijn van deze werknemers in 2022
- Welke werknemers er nog in aanmerking komen voor de vaste reiskostenvergoeding
- Welke werknemers andere afspraken behoeven
Vaste reiskostenvergoeding tot 1 januari 2022
Hoe werkt de vaste reiskostenvergoeding ook alweer precies?
Een werkgever kan verschillende afspraken maken over het vergoeden van reiskosten voor woon-werkverkeer of zakelijk transport. Zo is het de mogelijkheid om een vaste reiskostenvergoeding per maand of per jaar af te spreken, of een overeenkomst waar de werknemer de reiskosten per reis declareert. Deze afspraken moeten arbeidsrechtelijk worden vastgelegd en gelden er een aantal fiscale regels.
In bepaalde gevallen kan een werkgever een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven. Hiervoor gelden verschillende berekeningsmethodes waarbij wordt gekeken naar het aantal dagen of weken waarin een werknemer daadwerkelijk naar de werkplek of zakelijk reist.
Sinds maart 2020 hebben veel werknemers door de coronamaatregelen veel minder gereisd vanwege het verplichte thuiswerken. Deze verandering verplichtte werkgevers de vaste reiskostenvergoeding aan te passen en deze geheel of gedeeltelijk tot het loon te rekenen. Als oplossing heeft de regering besloten dat tot 1 januari 2022 er geen gevolgen worden verbonden aan het gewijzigde reispatroon als gevolg van de coronacrisis. Dit betekent dat de vaste reiskostenvergoeding tot het einde van dit jaar gewoon doorbetaald kan worden alsof er feitelijk niets is veranderd, dit zal niet leiden tot loonheffing.
Nieuwe afspraken per 1 januari 2022 over reiskosten
Wanneer u per 1 januari aanstaande nieuwe afspraken over de reiskostenvergoeding maakt met werknemers (bijvoorbeeld het declareren per reis), dan zult u deze wijziging moeten vastleggen in het reiskostenreglement of de arbeidsovereenkomst. Ook moet u ervoor zorgen dat het in de praktijk mogelijk is om de nieuwe afspraken na te komen, bijvoorbeeld door een systeem te introduceren voor reiskostendeclaraties.
Thuiswerkvergoeding
Veel thuiswerkende werknemers en werkgevers hebben de vaste reiskostenvergoeding die door bleef lopen beschouwd als een soort thuiswerkvergoeding. Deze vergoeding zou compenseren voor de kosten van gas, water, licht en andere consumpties die normaal op de werkvloer zouden gebeuren. Het is mogelijk om deze vergoeding door te zetten vanaf januari, maar dan is het wel noodzakelijk om aanvullende afspraken over een thuiswerkvergoeding vast te leggen.
U kunt binnen de werkkostenregeling uw werknemers een vergoeding geven voor het thuiswerken. Denk hierbij aan het inrichten van een thuiswerkplek of een vaste thuiswerkvergoeding. Door de gerichte vrijstelling vanaf 2022 gaan de vergoedingen voor thuiswerken niet ten kosten van uw vrije ruimte.
Lease auto inleveren?
Sommige werknemers hebben een lease auto om te gebruiken voor werk en, in sommige gevallen, privédoeleinden. Wanneer deze auto niet meer gebruikt wordt voor werk vanwege de gevolgen van de coronacrisis, kan het innemen van de auto veel kosten besparen voor de werkgever. Het is echter de vraag of u deze arbeidsvoorwaarde zomaar mag wijzigen.
Mag de werknemer de lease auto niet privé gebruiken? Dan kan de werkgever eisen dat de werknemer de auto inlevert. Is afgesproken dat de werknemer de auto privé wel mag gebruiken? Dan wordt de auto gezien als loon. In dat geval zal de werkgever een compensatie moeten betalen aan de werknemer als hij de auto inneemt.